¿QUÉ ES UN ARCHIVO?

Reseña Histórica

La Corona española, desde el comienzo mismo de la Conquista, pretendió proteger la documentación generada por la administración indiana. Así, Francisco Pizarro recibió la orden de conformar archivos oficiales y que tal disposición se siguiera en todas las posesiones españolas.
En consecuencia, Sebastián de Belalcázar ordenó hacia 1535 que se depositaran en un arca libros y registros de aquello relativo al gobierno de la naciente ciudad de Quito.Años más tarde, hacia 1567, la Real Audiencia y Cancillería del Nuevo Reino de Granada dispuso la creación de un archivo, para evitar la pérdida de documentos a causa de los continuos incendios que se sucedían en los sitios de su custodia. La referencia documental más antigua sobre el establecimiento de archivos oficiales en Colombia, la encontramos en el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé: «(. . .) por cuanto en estas casas reales, con acuerdo suyoy de los Q/iciales Reales de Su Mqjestad deste Reino, que al presente se ha hecho un aposento para donde esté la cqja realy Hacienda de Su Mqjestad, donde al presente está, y para quintar el oro y plata y esmeraldas que en este Reino hay, e para que los dichos Q/iciales oigan los pleitos y diferencias tocantes a la dicha Real Hacienda, coriforme a una Cédula Real de Su Mqjestad que sobre ello hay y nuevamente ha enviado, y para que en todo haya buena cuentay razón es necesario que en el aposento susodicho, donde la dicha cqja y Tribunal está, se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrióy los que adelante se qfreciereny hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de pqja; por tanto su señoría mandabay mandó a los dichos Qjiciales Reales, que dentro de seis días, después que les sea notificado, hagan el dicho archivoy le pongan en el dicho aposento, junto con la dicha cqja real, para que perpetuamente esténjuntos y metan en él, dentro del dicho término, por inventario, todos los papeles, cuentas, recaudas, libros de Hacienda Real que se han hecho en este Reino, después que se descubrió hasta el día de hoy y todo lo demás quefuere menester tocante a la dicha Hacienda Real,y así mandó se les notifique por auto.» En el Libro de Acuerdos de la Real Audiencia de Santafé, se precisó entonces, que por orden de Andrés Díaz Venero de Leiva, presidente de la corporación y gobernador del Nuevo Reino, "se tenga un archivo en el cual estén todos los papeles, cuentas y libros tocantes a la dicha Hacienda Real después que este Reino se descubrió y los que adelante se ofrecieren y hicieren de nuevo, porque de no se haber hecho hasta aquí ha habido grandes inconvenientes y no tan buen recaudo en los dichos papeles y cuentas como convenía, y se han quemado y perdido muchos por estar en buhíos y casas de paja..."